Hace unos años, cuando se realizaba un evento sólo había una manera de saber lo que tenía lugar en él: asistir. Como mucho, esperar a la prensa o a resúmenes de los asistentes para tomar pinceladas breves de las conclusiones. Sin embargo, con las redes sociales, todo ha cambiado y ahora es posible seguir en directo un evento desde cualquier parte del mundo. Gracias a esto, las empresas y los organizadores pueden llegar a un público mayor que si sólo pudiesen contar con los participantes presenciales. Pero, ¿cómo se hace? No vale con poner una cámara y abrir un canal de diálogo. Porque puede que eso y nada, sea lo mismo.

Twitter, la más interactiva

Lo primero que has de hacer es analizar tu evento y saber cuál es la más adecuada. Aunque lo más común es utilizar Twitter, por ser una de las más extendidas y la que más juego da a la hora de aumentar la participación. Pero no es tan sencillo como lanzar un hashtag y esperar a que los usuarios escriban sobre lo que hacemos. Lo mejor es incentivar a ello, lanzarlo algunos días antes, fomentarlo entre los asistentes presenciales y poner esa etiqueta en un lugar bien visible.

Un detalle importante a la hora de elegir el hashtag es su concisión y brevedad: tiene que ser algo relevante relacionado con el evento y no muy largo. Ten en cuenta que Twitter sólo permite 140 caracteres, por lo que si pones un hashtag como #5encuentrodeantiguosalumnosdeliesfedericogarcialorca nadie lo va a usar.

Si optas por Twitter, otro aspecto fundamental es la monitorización del evento y la interacción con los participantes externos. Para ello, una excelente herramienta es Pirendo, que puede hacer un seguimiento en tiempo real de tema que elijas. Pero no sólo te muestra los mensajes en tiempo real sino que muestra la viralidad de los mensajes, cuáles han sido los más influyentes, el número de seguidores y la localización geográfica de los usuarios. 

No olvides, mientras tiene lugar el evento, hacer referencia a los que están fuera e interactuar con esos usuarios: responde a sus preguntas, lanza cuestiones para ellos y mantén siempre un feedback para que el encuentro sea interactivo. Pero tampoco te olvides de los presentes. Hay que mantener un equilibrio entre ambos.

Los participantes presenciales pueden contar en directo qué está pasando.

Otras redes

Pero existen otras redes sociales. ¿Son adecuadas para mi evento? Posiblemente, si buscas interacción, con Twitter y un servicio de streaming como el mismo Tweetcam, será suficiente a la hora de interactuar con las personas.  Sin embargo, sí que pueden ser útiles para realizar la convocatoria. Linkedin y Facebook pueden ayudarte a llegar al mayor número de personas. Como siempre, ten en cuenta la audiencia a la que quieres dirigir tu mensaje: mientras que Linkedin está orientada al mundo profesional y Facebook es un poco más abierto. 

Estudia bien las redes sociales, el potencial de cada una y la audiencia que tienen. No tiene sentido enviar una invitación a un congreso neurológico a tus amigos de Facebook pidiendo que lo difundan porque habrá muy pocos interesados - a no ser que uses el Facebook de manera profesional y todos tus amigos tengan contactos similares -. Para eso lo mejor es Linkedin, donde seguro que encuentras más interesados. Ahora bien, para la reunión de antiguos alumnos del instituto, Facebook es el lugar ideal.

Antes, durante y después

Uno de los fallos que más se cometen a la hora de lanzar eventos en la red es que se promociona el "durante" y se empieza tarde. El "antes" y el "después" - el más olvidado - también son importantes. Aunque para ello hay que hacer un gran seguimiento y realizar una campaña, a grandes rasgos podemos avanzar algunas estrategias. 

Por ejemplo, antes del evento tienes que crear expectación, buscar las palabras clave, crear evento en las redes sociales y hacerlo atractivo para el público. ¿Por qué no sorteas algunas entradas? También puedes difundir el evento y mandar notas de prensa a blogueros influyentes de tu campo de acción. Así te aseguras que llegue a más personas.

Durante el evento, ya hemos visto algo un poco más arriba: lanza un hashtag, monitoriza los resultados, interactúa con los usuarios y haz ameno el evento. El resto, prácticamente viene solo con la participación de los internautas.

Y después, cúrratelo un poco. No acabes el evento y eches el cierre al tema, porque puede servirte para generar contenido y visitas hacia tu web y, sobre todo, para que se siga hablando de tu marca. Puedes colgar vídeos, fotos y resúmenes en el blog, compartir los resultados y avanzar eventos futuros.

Como ves, con un poco de estrategia puedes hacer que un evento en el que iban a participar algunas personas llegue a ser un evento mundial con participantes de todo el mundo.